Em junho de 2017 a Prefeitura lançou a versão de teste do sistema que prometia aposentar definitivamente o uso de papéis no trâmite interno da Prefeitura de Embu das Artes. Em agosto o sistema passou a vigorar como projeto piloto, e agora isso é realidade!
Nesse período a Secretaria de Gestão Tecnológica e Comunicação planejou e estudou as melhores formas de adequar uma solução que atendesse a todas as secretarias e servidores do governo. Batizado de MI Digital 2.0, ou simplesmente Memorando Digital 2.0, ele funciona online no site da prefeitura mediante cadastro simples do servidor para comunicação instantânea de solicitações de ofícios entre secretarias e memorandos.
Antigamente as solicitações eram feitas em papel em duas vias e ainda contavam com o agravante do tempo em trânsito de documentos para coleta de assinatura dos envolvidos. O processo era muito moroso e não incentivava o engajamento participativo dos servidores, sem contar a perda de tempo e o retrabalho com documentos quando haviam extravios, afirma Fagner Gouveia Ouvidor Geral do Município.
Toda a ferramenta foi desenvolvida pela equipe de desenvolvimento de softwares da Prefeitura, ou seja, por servidores do Secretaria de Gestão Tecnológica e Comunicação e não onerou os cofres públicos. Para termos uma ideia, uma solução inovadora dessa magnitude custaria mais de R$500 mil para a fazenda municipal, e no Governo de Embu das Artes, finaliza o Secretario de Gestão Tecnológica e Comunicação Jones Donizette.
No início de setembro a MI Digital passou a vigorar e temos a ferramenta como uma solução efetiva. Até aqui foram abertas mais de 800 memorandos e oficios internos com utilização de todas secretarias. Todo esse engajamento aconteceu após o treinamento realizado em 02 de junho para mais de 300 servidores responsáveis pela elaboração dos memorandos. Os secretários de todas as pastas já foram apresentados ao novo sistema. Estima-se que a solução reduza em 4 anos de governo mais de 50 eucaliptos e R$ 800 mil reais em economia de energia elétrica, uso de impressora como tinta e o tempo dos servidores, afirma a equipe de inteligência do governo.
Economicidade, respeito ao dinheiro público, tecnologia de ponta e comunicação são patentes desse projeto sustentável de grande importância para o governo de Embu das Artes.
